財務外包
一、基本概述
財務外包是企業(yè)將財務管理過程中的某些事項或流程外包給外部專業(yè)機構代為操作和執(zhí)行的一種財務戰(zhàn)略管理模式。主要是將整個財務管理活動根據(jù)企業(yè)的需要分解成若干模塊,如總賬核算、往來賬款管理、工資管理、固定資產(chǎn)管理、系統(tǒng)報表、納稅申報等模塊,將這些模塊中企業(yè)不擅長管理或不具有比較優(yōu)勢的部分外包給那些在該方面居于行業(yè)領先水準的專業(yè)機構處理,財務外包領域開始不斷的拓展,不僅限于交易管理,還包括了財務分析、風險管理等,逐漸成為了增加企業(yè)活力的方式和進行業(yè)務轉變的戰(zhàn)略武器。
二、外包優(yōu)點
1.降低企業(yè)資本性支出和費用成本
據(jù)IBM的全球財務總監(jiān)(CFO)調查顯示:信息化、外包和共享服務是現(xiàn)代企業(yè)三種最有效削減成本的途徑。隨著現(xiàn)代財務管理的規(guī)范化和電算化的發(fā)展,企業(yè)必須購買相應的財務軟硬件設備,而這些設備設施的購買成本非常昂貴。
財務外包后,首先,企業(yè)不需要為完成一些財務職能而購建相應的軟硬件設備,這樣可以減少一次性資本支出,節(jié)省軟件調試費用。
其次,財務外包使企業(yè)避免系統(tǒng)運行所需的日常維護成本和系統(tǒng)的升級成本,不會被財務軟件和硬件系統(tǒng)的日常維護工作困擾,從而真正將資源投放在提高企業(yè)管理水平及發(fā)展企業(yè)自身的核心競爭力上來。而且,財務外包可根據(jù)實際使用外包服務的情況逐期發(fā)生運營費用,均衡了企業(yè)的運營費用。
財務外包將企業(yè)業(yè)務繁雜、價值含量小的環(huán)節(jié)或者企業(yè)并不擅長的環(huán)節(jié)進行外包,可以削減開支,而且能通過外包商獲得的規(guī)模效應從而享受極低的外包成本。
最后,財務外包降低了人工成本。企業(yè)財務外包避免了維護財務管理應用系統(tǒng)雇傭的IT人員和從事外包環(huán)節(jié)的財務人員的成本,尤其是IT人員,其成本往往高于企業(yè)整體人員的成本水平。不僅如此,財務外包還可以減少大量的附加成本,包括休假、福利、加班費等。從國外企業(yè)外包的實踐來看,外包能夠大幅降低企業(yè)成本
2.改善企業(yè)管理質量,提高工作合規(guī)性,增強財務透明度
財務中的某些流程外包,必然會給管理者節(jié)省一些時間,管理者可以利用這些時間去關注企業(yè)的主營業(yè)務,提高管理質量。而且,財務外包打破了財務管理的空間、時間界限,實現(xiàn)財務工作的在線辦公,大大提高了工作效率,準確及時的財務信息可以使企業(yè)決策更加科學,更為迅速地應對市場的變化。
3.突出主營業(yè)務,接觸新管理理念的便捷途徑
財務外包目標是要實現(xiàn)內外部最優(yōu)資源的整合,提升企業(yè)競爭力。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展,在追求價值最大化的驅動下,企業(yè)間的競爭也日益增強,促使企業(yè)努力提高各方面的比較優(yōu)勢,以便在競爭中獲勝。作為一個企業(yè),資金、人員等方面的資源具有一定的限制,提高管理不可能面面俱到,主輔不分。這就使企業(yè)不得不將有限的精力專注于自己的核心領域,集中發(fā)展和管理核心部門,突出主營業(yè)務優(yōu)勢,占據(jù)更大的市場份額。財務外包一方面可以突出企業(yè)的主業(yè),另一方面可以借用外部機構的專業(yè)優(yōu)勢來實現(xiàn)和挖掘外包流程的增值潛力。
財務外包服務商具有先進的管理理念和技術手段。財務外包不僅使企業(yè)獲得高質量的服務效果,而且可以使企業(yè)的相關人員接觸該行業(yè)的先進財務管理方法,這對企業(yè)人員是一種最直接的培訓和技術轉移。而且外包服務商還可以給企業(yè)提供先進的技術幫助,幫助企業(yè)改善管理水平。
4.更好地管理人力資源
財務外包不僅能夠降低成本,而且有利于人事管理。由于財務部門的特殊性,許多崗位不能兼職,只能分設,如出納不能兼會計檔案管理工作等;財務部門為了防范風險,還需定期進行崗位輪換或強制休假;財務軟件運行和維護也需要一定數(shù)量的IT人員。因此,一般企業(yè)的財務部門人員較多。人員越多,人際關系越復雜,越不利于人事管理。外包后,不僅可以減少大量的相關業(yè)務人員;而且也避免了由于員工的工作情緒、傷病事假而引起的人員更換帶來的工作不連貫,消除了人事經(jīng)理甚至總經(jīng)理為管理這些人員花費的時間和精力,他們可以利用這些時間更好地協(xié)調、管理現(xiàn)有的人力資源管理工作。
三、外包項目
1.薪酬外包
① 薪酬外包原因:
隨著市場薪酬水平的變化和企業(yè)經(jīng)營狀況的變化,薪酬管理工作日益復雜,管理系統(tǒng)日趨強大和繁瑣,其維護成本也日趨昂貴,而且薪酬發(fā)放工作中大規(guī)模數(shù)據(jù)錄入、跨地區(qū)工資發(fā)放、外籍員工工資發(fā)放等給企業(yè)人力資源管理人員帶來很大困擾。主要困擾如下:
1.企業(yè)困擾之一:薪酬結構及水平如何設計、調整
企業(yè)職位系統(tǒng)、績效系統(tǒng)、能力評價系統(tǒng)(3Ps),市場水平、企業(yè)預算等多種條件下
如何確定薪酬結構與水平?
2.企業(yè)困擾之二:大規(guī)模數(shù)據(jù)處理
考勤資料統(tǒng)計、薪酬成本計算、獎金計算、薪酬總額核算、納稅申報等
3.企業(yè)困擾之三:跨地區(qū)薪酬管理
不同地區(qū)物價水平的差距、社保、稅收政策的差異及經(jīng)常性的調整,往往成為企業(yè)拓展跨地區(qū)業(yè)務所需的管理能力瓶頸。
② 客戶從財務外包得到的價值
1、 企業(yè)薪酬困擾解除,從日?,嵤轮小敖馓住?,公司人力資源管理人員從公司薪酬管理統(tǒng)包統(tǒng)攬到部分事務外包,有利于從日?,嵤轮薪饷摮鰜?,從事更有價值的工作
2、 保證公司薪酬機密――薪酬機密數(shù)據(jù)交由第三方(非利害關系方)公正執(zhí)行,有助于消除公司薪酬機密信息泄露給內部員工造成的影響
3、 轉移操作失敗風險――薪酬管理中操作失敗風險(如計算及發(fā)放差錯、遺漏等)轉由第三方承擔
4、 引進“外腦”的智慧――從薪酬體系自我設計到薪酬設計外包,可充分利用外部咨詢顧問的專業(yè)技術優(yōu)勢
③ 薪酬外包服務的特點
1、 客戶化定制――根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略及業(yè)務特點確定薪酬結構及水平
2、 及 時――嚴格按約定時間支付工資,可根據(jù)與客戶的約定承擔延遲支付的相應責任
3、 準 確――嚴格按人員工資標準及其他約定條件計算,可根據(jù)與客戶的約定承擔相應責任
4、 人性化――根據(jù)客戶企業(yè)文化特點及要求,設計人性化的工資支付載體
④ 服務的具體內容:
用人單位辦理好相關勞動合同簽訂手續(xù)后,方可辦理代發(fā)工資業(yè)務。由我公司統(tǒng)一銀行制作工資卡和存折,工資支付采取打卡方式。我公司負責聯(lián)系銀行等金融機構,處理工資卡遺失、補辦等相關手續(xù)。
代理業(yè)務中工資獎懲決定權由用人單位掌握。按勞動合同規(guī)定,結合本單位考核辦法,確定工資應發(fā)數(shù)。代發(fā)工資業(yè)務原則上每月代發(fā)工資一次,除工資、薪金以外,獎金、年終加薪、勞動分紅、津貼補貼均確定為工資薪酬范疇。
2.稅務外包
1.稅務外包原因
國內企業(yè)在稅務方面對政府依賴性強, 國內的稅務制度十分復雜,合規(guī)性要求很高,一旦違規(guī)將支付很高的成本,同時企業(yè)難以在內部找到足夠精通稅務的員工。稅務外包可以幫助企業(yè)規(guī)避這一方面的風險,而且稅務顧問可以專業(yè)指導企業(yè)合理避稅,對公司財務進行健康檢查降低公司不必要的成本。
2.稅務外包內容
一、申請制作稅務文書
辦理稅務登記
變更稅務登記
注銷稅務登記
增值稅一般納稅人認定登記
稅種認定登記代理實務
申請購領發(fā)票
二、建賬建制代理
三、工業(yè)企業(yè)涉稅會計核算
四、商品流通企業(yè)涉稅會計核算
五、現(xiàn)代服務業(yè)涉稅會計核算
六、所得稅納稅核算
3.財務報告外包
1.財務報告外包原因
中國的企業(yè)在經(jīng)營管理過程中需要受到許多主管部門或市場監(jiān)管部門的監(jiān)督,監(jiān)督的主要形式是對財務報告進行審查,而且公司還要將財務報告提供給各種類型的利益關系人。財務報告是否滿足各主體的要求,是否符合會計制度和準則的規(guī)定,對企業(yè)的發(fā)展至關重要。因此,企業(yè)可以選擇專業(yè)服務機構來編制財務報告。
① 財務會計報告的構成內容及要求
一、會計報表
會計報表至少應當包括資產(chǎn)負債表、利潤表、所有者權益變動表、現(xiàn)金流量表等報表。
二、會計報表附注
企業(yè)在編制會計報表附注時應包括以下十三項內容:
1、不符合會計核算前提的說明
2、重要會計政策和會計估計的說明
3、重要會計政策和會計估計變更的說明,以及重大會計差錯更正的說明
4、或有事項的說明
5、資產(chǎn)負債表日后事項的說明
6、關聯(lián)方關系及其交易的說明
7、重要資產(chǎn)轉讓及其說明
8、企業(yè)合并、分立的說明
9、會計報表重要項目的說明
10、當期確認的各項收入的說明
11、所得稅的會計處理方法的說明
12、合并會計報表的說明
13、有助于理解和分析會計報表需要說明的其他事項
三、財務情況說明書
財務情況說明書,是對單位一定會計期間內財務、成本等情況進行分析總結的書面文字報告,也是財務會計報告的重要組成部分。
按照《企業(yè)財務會計報告條例》的規(guī)定,財務情況說明書至少應包括如下內容:
(1)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的基本情況。
(2)利潤實現(xiàn)和分配情況。
(3)資金增減和周轉情況。
(4)對企業(yè)財務狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量有重大影響的其他事項。
4.差旅費和招待費外包
1. 差旅費和招待費外包原因
對于企業(yè)而言,差旅費和招待費不是小問題,往往占了費用的相當大比例。而且,這兩種費用的控制比較復雜和繁瑣,企業(yè)往往是鞭長莫及,是違規(guī)違紀多發(fā)地段。要想管理好,需要大量的專業(yè)人員和十分具體和詳細的制度。例如,什么級別的員工出差住什么標準的房間,乘坐什么類別和級別的交通工具,什么級別的員工有多大的招待費金額及授權等等。這些制度均需要詳細規(guī)定并定期監(jiān)督檢查執(zhí)行情況,給企業(yè)管理帶來很大的復雜性和內耗。
2. 差旅費和招待費外包優(yōu)勢
將差旅費和招待費外包給專業(yè)化的服務商,可以及時反饋費用支出信息,幫助企業(yè)監(jiān)控費用預算執(zhí)行情況,降低差旅費和招待費支出,外部監(jiān)管部門也比較能夠認可支出的合法合規(guī)性。
五、應收賬款外包
1.應收賬款外包原因及優(yōu)勢
應收賬款對企業(yè)特別是商業(yè)流通性企業(yè)的財務管理十分重要,如果因管理不善而出現(xiàn)大量拖欠,會給公司造成資金緊張、壞賬損失等不良后果,嚴重的甚至會撼動公司的財務基礎。應收賬款核算、分析及管理需要耗費大量的時間和人力,而且需要的專業(yè)化管理能力較高。所以,應收賬款外包可以解決公司自身管理能力不足的問題,提高資金運轉效率,具有較大的市場前景。
四、服務流程
①.準備程序
1.與客戶溝通,了解客戶合作意向。
2.為了更周到地為客戶提供良好的服務,深入了解客戶公司以下內容:公司成立的時間、所屬行業(yè)、營業(yè)收入狀況、主要流轉稅為增值稅的,是增值稅一般納稅人還是小規(guī)模納稅人,或營業(yè)稅的納稅人。企業(yè)所得稅是查賬征收還是核定征收。公司是外資、中外合資、內資等。公司的員工人數(shù)。
3.報價。根據(jù)第二條了解客戶情況后,結合公司的服務定價政策,初步向客戶提供報價。
5.與客戶達成或上門作進一步溝通計劃。
②、簽訂協(xié)議
1.與客戶達成合作意向后,就客戶提出的服務開始日期、服務期限、服務內容、服務價格等初步協(xié)議轉交客戶。
2.若與客戶達成一致意見,則簽訂服務協(xié)議,或將服務條款修改后直到客戶滿意后簽訂最終協(xié)議。
③、執(zhí)行協(xié)議
1.財務顧問與客戶相關人員初步確定第一次服務前的工作準備。服務前的準備工作具體內容如下:
(1)確定客戶專職或兼職出納人員。
(2)財務顧問指導出納建立內部管理用現(xiàn)金與銀行存款日記賬。
(3)指導客戶日常資金暫支單和費用報銷單等單據(jù)的填制和辦理工作。
(4)要求客戶提供:營業(yè)執(zhí)照與稅務登記證復印件,稅務局批準的稅種及稅率表復印件。
(5)要求客戶提供客戶單位所屬稅務局地址、稅務專管員姓名及聯(lián)系方式。
(6)客戶出納人員每月25日將費用報銷單、暫支單、發(fā)票、銀行往來收據(jù)、工資及社保金明細表、原材料、半成品、產(chǎn)成品、庫存商品等出入庫單、購銷發(fā)票、經(jīng)濟合同等資料快遞給指定的財務顧問。
2.做賬。每月25日至30日財務顧問整理發(fā)票并及時做賬。做賬過程中,對不確定的問題如發(fā)票等資料短缺或內容不清楚的問題及時與客戶方溝通。
3.報稅。每月1號至10號填制稅務報表資料并指導客戶出納劃轉稅款。
4.需到客戶稅務局國、地稅報稅的,由財務顧問或客戶出納上門報稅。實行網(wǎng)上申報的,進行網(wǎng)上申報。
5.財務顧問將稅單、財務報表、納稅申報表、記賬憑證等資料快遞給客戶公司。
6.財務顧問就稅務局提出的問題及最新財稅政策及時反饋給客戶。